HR-Architektur

1. Warum ist eine saubere HR-Architektur für mein Malta-Setup steuerlich überlebenswichtig?
Antwort: Im internationalen Steuerrecht dreht sich alles um das Thema Substanz vor Ort (Substance over Form). Um zu verhindern, dass ausländische Finanzämter Ihre Malta Limited als reine Briefkastenfirma einstufen und die Gewinne im Heimatland nachversteuern, müssen die wesentlichen operativen Kernfunktionen der Firma nachweislich auf Malta ausgeübt werden. Der wirksamste Nachweis hierfür sind lokale, ordnungsgemäß angestellte Mitarbeiter (HR-Substanz). Eine durchdachte HR-Architektur schützt Ihre Struktur somit direkt vor dem Vorwurf des rechtswidrigen Scheinauslandsbetriebs.

2. Welche Verträge benötige ich, um die Betriebsstättensubstanz rechtssicher abzusichern?
Antwort: Je nach Funktion der Personen nutzen wir im Firmen-Setup eine dreistufige Vertragsarchitektur:

1. Director Service Agreements (Geschäftsführer-Anstellungsverträge): Für die Leitungsebene, um den tatsächlichen Ort der kaufmännischen Geschäftsleitung auf Malta zu verankern.

2. Maltesische Arbeitsverträge (Employment Contracts): Für das lokale operative Personal vor Ort (z. B. im Bereich Kundensupport, Marketing oder IT), registriert bei der maltesischen Arbeitsbehörde Jobsplus.

3. Service Level Agreements (SLAs / Service Provider Verträge): Für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern oder Freelancern, um Leistungstransparenz im Sinne des steuerlichen Drittvergleichs (Arm's Length Principle) nachzuweisen.

3. Was ändert sich durch die neuen EU- und Malta-Regeln zur Lohntransparenz (Pay Transparency)?
Antwort: Das maltesische Arbeitsrecht wurde über die geänderten Transparent and Predictable Working Conditions Regulations verschärft. Arbeitgeber dürfen in Stellenausschreibungen oder vor dem ersten Interview keine vagen Formulierungen wie „attraktives Gehalt“ mehr nutzen.

Sie sind gesetzlich verpflichtet, Bewerbern bereits im Vorfeld das konkrete Einstiegsgehalt oder eine transparente Gehaltsspanne sowie die genauen Überstunden- und Bonusregelungen offenzulegen. Wir passen Ihre Recruiting-Prozesse und Musterverträge so an, dass sie diesen neuen Transparenzkriterien vollkommen entsprechen.

4. Wie funktioniert das Anstellen von Remote-Mitarbeitern im Ausland über eine Malta-Struktur?
Antwort: Das digitale Arbeiten über Ländergrenzen hinweg birgt erhebliche rechtliche Risiken. Wenn Ihre maltesische Firma einen Mitarbeiter anstellt, der permanent im EU-Ausland (z. B. im Homeoffice in Deutschland oder Österreich) sitzt, gilt für diesen Mitarbeiter in der Regel das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht seines Wohnsitzlandes.

Es droht zudem das Risiko, dass die maltesische Firma durch diesen Remote-Mitarbeiter ungewollt eine steuerliche Betriebsstätte im Ausland begründet. Um dies zu verhindern, strukturieren wir grenzüberschreitende Arbeitsverhältnisse entweder über rechtssichere Freelancer-Agreements oder nutzen anerkannte Employer of Record (EOR)-Modelle, um das Haftungsrisiko für Ihre Firmen-Struktur zu eliminieren.

5. Wie unterstützt die Kanzlei mein Unternehmen operativ im HR-Bereich?
Antwort: Wir bieten Ihnen eine rechtliche und administrative Betreuung Ihrer Belegschaft:

• Vertragsgestaltung: Erstellung maßgeschneiderter Arbeitsverträge, inklusive rechtssicherer Klauseln zu IP-Schutz, Geheimhaltung (NDA) und Wettbewerbsverboten.

• Behörden-Onboarding: Komplette Abwicklung der An- und Abmeldungen bei der Arbeitsbehörde Jobsplus sowie die Unterstützung bei Visa- und Arbeitserlaubnisverfahren (z. B. über den Key Employee Initiative, kurz: KEI) für Drittstaatsangehörige.

• Laufende Compliance: Laufende Betreuung der Gehaltsabrechnung (Payroll), Abführung der maltesischen Sozialversicherungsbeiträge (NI) und Lohnsteuern sowie die Koordinierung bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten.